Der Basisproduktpreis eines Unternehmens kann erheblich steigen, wenn zu den direkten Kosten für den Einkauf von Lieferanten und Materialien noch indirekte Beschaffungsgebühren wie Verwaltungs-, Gemein- und Transportkosten hinzukommen.
Sie müssen damit rechnen, dass Ihre Gesamtausgaben steigen und Ihre Gewinnmargen sinken, da zusätzliche beschaffungs- und einkaufsbezogene Kosten wie Versandkosten, Transaktionsgebühren und höhere Stückpreise für kleine Einkäufe hinzukommen.
Der Preis des Lieferanten hängt von vielen Faktoren ab, sodass Sie nie ein gutes Geschäft machen können. Auch wenn es schwierig sein kann, ist es möglich, die Beschaffung unter Kontrolle zu bekommen, indem Sie mit der richtigen Strategie und Taktik faire Preise für Artikel aushandeln und unnötige Ausgaben vermeiden.
In diesem Artikel werden der P2P-Zyklus, alle seine Komponenten und ihre Kosten erläutert.
Die Methode eines Unternehmens zum Erwerb der für den Betrieb benötigten Lieferungen und Dienstleistungen wird als Procure-to-Pay-Prozess (P2P) bezeichnet. Er umfasst den gesamten Prozess, beginnend mit der Anforderung von Produkten oder Dienstleistungen bis hin zu deren Abrechnung.
Die Kosten, die bei diesem Einkaufsvorgang entstehen, werden als Beschaffungskosten bezeichnet. Diese Kosten sind ein wichtiger Maßstab für die finanzielle Gesundheit und das Ausgabenverhalten eines Unternehmens. Unternehmen können durch die Analyse der Beschaffungskosten viel über ihre Betriebsabläufe und die Wirksamkeit ihrer Beschaffungsstrategie erfahren.
Beschaffungskosten zeigen nicht nur, wie viel die Ressourcen wert sind, sondern auch, wie sich diese Ressourcen auf das Wachstum und die Gesamtposition des Unternehmens auswirken. Unternehmen können ihre Einkaufsauswahl und Wachstumsstrategien verbessern, indem sie die Beschaffungskosten gründlich analysieren.
Der P2P-Prozess gibt vor, wie ein Unternehmen bekommt, was es braucht, und die Beschaffungskosten zeigen, wie gut die Beschaffungsaktivitäten des Unternehmens auf seine Gesamtstrategie abgestimmt sind, wie viel sie wert sind und wie effizient sie sind.
Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten zusätzliche Gebühren über die Grundkosten hinausgehen können, die den Gesamtkaufpreis beeinflussen. Sie können einige dieser Beschaffungskosten senken, indem Sie gut vorbereitet sind und die Anforderungen Ihrer Lieferanten erfüllen. Sonderanfertigungen, Änderungen des Umfangs oder des Zeitplans, Rückerstattungen und andere Szenarien können dennoch Kosten verursachen.
Von 341 Beschaffungsexperten und Einkaufsleiter, die im Jahr 2023 befragt wurden, werden 46% Kosteneinsparungen in den nächsten Jahren zur obersten Priorität machen.
Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass mit der Beschaffung häufig zusätzliche Kosten verbunden sind, die berücksichtigt werden sollten. Dazu gehören Versandkosten, die erhoben werden, wenn der Bestellwert die Mindestmenge für kostenlose Lieferung nicht erreicht, Eilzuschläge, Zuschläge für spezielle Verpackungen, Bearbeitungsgebühren für kleine Bestellungen, Stornierungsgebühren, Wiedereinlagerungsgebühren, Lagergebühren und Strafgebühren für Großaufträge, die nach Produktionsbeginn storniert werden.
Unternehmen können ihr Beschaffungskostenmanagement beim Erwerb von Betriebsgütern und -dienstleistungen verbessern, indem sie Einblick in die Faktoren gewinnen, die zu diesen verschiedenen Zusatzkosten beitragen, optimierte Verfahren entwickeln und Notfallpläne für das Budget einbeziehen. Um die Zusatzkosten auf ein Minimum zu beschränken, müssen Einkäufer Faktoren wie Personalisierung, Bestellmenge, Lieferlogistik und Lagerbestände sorgfältig und mit Dringlichkeit abwägen.
Hier einige Beispiele für Beschaffungskosten:
Zusätzliche Versandkosten können anfallen, wenn Ihr Bestellwert den Mindestwert überschreitet, den ein Lieferant für die kostenlose Lieferung verlangt. Beispielsweise kann der Lieferant Versandkosten von $10 erheben, wenn der Mindestbestellwert $100 beträgt, Sie aber nur Waren im Wert von $50 kaufen.
Wenn Ihre Sonderanfertigung eine schnellere Produktion erfordert als der übliche Zeitplan des Lieferanten, können zusätzliche Eilkosten anfallen. Wenn Sie Ihre Möbel beispielsweise in zwei statt in vier Wochen bestellen möchten, kann der Hersteller zusätzliche $200 verlangen.
Es kann ein Verpackungszuschlag anfallen, wenn Sie nicht standardmäßige Verpackungen wie Kisten oder Paletten anstelle der normalen Kartons des Lieferanten benötigen. Beispielsweise könnte eine Palettengebühr von $20 auf eine Bestellung von $50 erhoben werden.
Da sie bei der Ausführung kleiner Bestellungen weniger effizient sind, berechnen manche Anbieter für Bestellungen unter einer bestimmten Menge mehr. Für Bestellungen unter $300 könnte ein Lebensmittelhändler beispielsweise eine Bearbeitungsgebühr von $5 für kleinere Bestellungen erheben.
Nachdem ein Lieferant Zeit und Mühe in eine bestimmte oder große Bestellung investiert hat, kann je nach geleisteter Arbeit eine Stornierungsgebühr anfallen. Die Stornierung einer Bestellung über 500 Einheiten, die sich bereits in der Produktion befinden, würde beispielsweise Kosten in Höhe von $150 verursachen.
Sie können für die Zahlung von Wiedereinlagerungsgebühren verantwortlich sein, wenn Sie einen Artikel zurückschicken und der Lieferant mehr Aufwand betreiben muss, um ihn wieder aufzufüllen. Eine Beispiel-Wiedereinlagerungsgebühr wäre $60 für eine Rücksendung von $300, also 20%.
Wenn Sie die Waren nicht bis zum vereinbarten Termin abholen, können Sie für Lagergebühren verantwortlich sein, während sie im Lager des Lieferanten aufbewahrt werden. Wenn Sie beispielsweise ein großes Gerät über den geplanten Abholtermin hinaus aufbewahren, fällt eine $-Gebühr für 10 Tage an.
Kunden möchten bei Verhandlungen lieber nicht mit Lieferanten verhandeln. Wenn Sie jedoch Geld für Ihr Unternehmen sparen möchten, müssen Sie Ihren Lieferanten gegenüber offen und ehrlich über die Preise sein. Wenn sich beide Parteien auf angemessene Preise einigen können, können die Verhandlungen reibungslos verlaufen und positive Ergebnisse liefern. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr bestehender Lieferant weiterhin mit Ihnen zusammenarbeitet.
Sie müssen die Bedeutung eines einzelnen Lieferanten für den Produktionszyklus Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung bestimmen.
Könnten Sie einen bestimmten Artikel oder Stoff bei Bedarf von einem anderen Lieferanten bekommen? Anders ausgedrückt: Sie sollten bei Verhandlungen mit dem Lieferanten äußerste Vorsicht walten lassen, wenn dieser Ihre einzige Option ist.
Sie sind möglicherweise für den Großteil ihres Einkommens auf Ihr Unternehmen angewiesen, also sollten Sie nicht davon ausgehen, dass Sie sie mehr brauchen als sie Sie. In einer solchen Situation wäre es für beide Seiten von Vorteil, einen guten Mittelweg zu finden. Bringen Sie Ihre Zahlen in Ordnung, bevor Sie überhaupt mit dem Lieferanten sprechen, indem Sie herausfinden, wie viel seine Materialien im Durchschnitt kosten.
Machen Sie clevere Einkäufe, anstatt die teuersten Dinge zu kaufen. In der Werbung wird den Leuten oft geraten, in großen Mengen zu kaufen, um Geld zu sparen, aber es ist wichtig, über das Risiko nachzudenken. Der Erfolg hängt davon ab, wie gut sich die Dinge verkaufen, und es ist nicht immer einfach vorherzusagen, was sich verkaufen wird.
Um vernünftige Anlageziele festzulegen, müssen Sie eine vernünftige Anzahl von Artikeln anstelle einer übermäßig großen Anzahl auswählen. Es ist besser, eine vernünftige Anzahl von Dingen zu haben, mit denen Sie gut umgehen können. Es ist sinnvoll, für den Fall einer steigenden Nachfrage mehr zu bestellen, aber Sie sollten darauf achten, kein Geld durch unnötige Verluste zu verlieren.
Angenommen, Sie möchten ein kleines Unternehmen gründen, das selbst hergestellte Artikel verkauft. Dann ist es vielleicht klüger, mit einer moderaten Menge an Materialien zu beginnen, statt sich auf einmal eine große Menge anzuschaffen.
Auf diese Weise können Sie den Markt testen und sehen, wie sehr die Leute Ihre Artikel wollen. Wenn die Artikel bei den Kunden gut ankommen, möchten Sie vielleicht mehr davon herstellen und mehr Materialien kaufen. Diese Methode verringert das Risiko, Geld zu verlieren, das entsteht, wenn man von Anfang an zu große Lagerbestände hat.
Als Kunde kann man sich leicht von einer Marke täuschen lassen. Dinge, die Sie von einem bekannten Unternehmen kaufen, sind vielleicht nicht so gut wie billigere Alternativen, aber Sie fühlen sich sicherer und stilvoller, wenn Sie sich dafür entscheiden.
Dasselbe gilt für Unternehmen, die bei den bekanntesten Verkäufern einkaufen. Diese sind möglicherweise schon seit Jahrzehnten im Geschäft und haben Umsätze in zweistelliger Millionenhöhe erzielt. Sie sollten sich fragen, ob ihre Waren die höheren Preise wert sind. Der beste Weg, etwas zu kaufen, besteht darin, alle Ihre Optionen anhand mehrerer Faktoren zu vergleichen, wobei Preis und Qualität die wichtigsten sind.
Beispielsweise fragt ein Ingenieur Ihres Unternehmens möglicherweise nach „Motoren der Marke X“, weil dieses Produkt einen guten Markennamen trägt, ohne konkrete Angaben zu Leistung, Emissionsstandards, Größe usw. zu machen. Auch wenn diese Angewohnheit praktisch ist, kann sie die Auswahl versehentlich auf Lösungen einschränken, die für Ihr Unternehmen nicht so gut oder kosteneffizient sind.
Bewerten Sie den Markt, bevor Sie sich auf ein bestimmtes Unternehmen verlassen, denn möglicherweise können andere Verkäufer die gleichen oder bessere Waren zu niedrigeren Preisen anbieten.
Ein breiterer Blick kann Ihnen dabei helfen, Optionen zu finden, deren Vorteile die Kosten eines Wechsels übersteigen. Stellen Sie einfach sicher, dass alle großen Änderungen bei den Lieferanten durch eine umfassende Kosten-Nutzen-Studie der gesamten Lieferkette unterstützt werden.
Wichtig ist, Entscheidungen auf der Grundlage des Gesamtwerts über den gesamten Lebenszyklus zu treffen, nicht nur auf der Grundlage des Preises des Erstkaufs oder der Trägheit des Unternehmens. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass das Unternehmen die besten Ergebnisse erzielt.
Weg 4 – Befreien Sie sich von Preisvergleichen
Die Auswahl einer Dienstleistung auf der Grundlage des Preises hat zweifellos oberste Priorität. Dennoch gibt es ergänzende Überlegungen, die letztlich mindestens ebenso große Auswirkungen haben können wie die Endkosten der gekauften Ware oder Dienstleistung.
Beispielsweise kann ein Produkt, das geringfügig teurer ist als das eines Mitbewerbers, die bessere Option sein, weil der Anbieter einen hervorragenden Kundenservice bietet, die Bestellmöglichkeit einfach ist, die Produktqualität und Verpackung sowie die pünktliche Lieferung hervorragend sind. Wenn alle diese Punkte erstklassig sind, rechtfertigen die möglichen Einsparungen die anfängliche Investition in das Produkt oder die Dienstleistung mehr als.
Weg 5 - Bewerten Sie aktuelle Vereinbarungen
Mit Fortschreiten des Produktionsprozesses und dem Tätigen neuer Anschaffungen werden manche der langfristigen Beschaffungsverträge fast automatisch abgeschlossen und niemand achtet mehr darauf, da sie zu Beginn als ausreichend zufriedenstellend angesehen wurden. Andererseits sind diese Verträge im Laufe der Zeit möglicherweise nicht mehr so vorteilhaft, daher ist es wichtig, sie regelmäßig zu überprüfen.
Gelegentlich kann ein konkurrierender Anbieter auftauchen, der den Anbieterauswahlprozess möglicherweise mit drastisch reduzierten Kosten oder anderen zwingenden Gründen beeinflusst. Andererseits kann Ihr langjähriger Anbieter aufgrund bestimmter globaler Trends nicht von den Preisen abweichen, was Sie zu einer Neuverhandlung Ihres Vertrags zwingen könnte.
Es kann sich lohnen, die Gültigkeit langjähriger Verträge für Ihr Unternehmen zu prüfen. Wenn Sie über einen längeren Zeitraum mit denselben Anbietern zusammenarbeiten, kann sich der Markt aufgrund von Änderungen im wirtschaftlichen Klima verändert haben. Wenn Sie dies sehen, suchen Sie möglicherweise nach anderen Verkäufern mit besseren Angeboten. Sie können Ihre derzeitigen Lieferanten überprüfen und mit diesen neuen Vorschlägen eine mögliche Vertragsverlängerung besprechen.
Eine effiziente Möglichkeit, die Beschaffungskosten unter Kontrolle zu halten, ist das Outsourcing damit verbundener Aufgaben. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Beschaffungs-Outsourcing-Partner gibt Ihnen die Gewissheit, dass alle oben genannten Methoden in Ihrem Namen angewendet werden.
Ein versierter Beschaffungs-Outsourcing-Partner würde beispielsweise Daten und Technologie nutzen, um die indirekte Beschaffung zu kontrollieren, Preise und Verträge logisch anzugehen und sicherzustellen, dass Sie sich nie Sorgen über Beschaffungsbetrug machen müssen. Dies ist nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten.
Wenn Sie die Vorteile einer höheren Effizienz und Kosteneinsparungen im gesamten Beschaffungsprozess mit den Kosten für die Beauftragung von Beschaffungs-Outsourcing-Dienstleistern abwägen, sind die Vorteile eines solchen Outsourcing-Dienstes aufgrund des hohen Maßes an Fachwissen und persönlicher Betreuung attraktiver. Die positiven Auswirkungen auf Ihr Endergebnis sind sofort erkennbar.
Die Anweisungen des Managements müssen befolgt werden. Sich selbst zu fragen, ob die richtigen Personen Ihre Sachen bestellen, ist eine lohnende Aufgabe, egal wie schwierig die Frage auch sein mag. Sie werden es nicht bereuen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, dies zu prüfen, wenn Sie kein Geld für Fehler verschwenden möchten, die Ihrem Unternehmen später schaden können.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Verwaltungsgebühren, Gemeinkosten, Versandkosten und höhere Preise für Kleinbestellungen Beispiele für indirekte Beschaffungskosten sind, die die Rentabilität eines Unternehmens durch die Erhöhung der Grundproduktkosten schmälern können.
Faire Verhandlungen mit Lieferanten, die Bestellung nur der benötigten Produkte, der Vergleich von Werten über Markennamen hinaus, die Bewertung der Gesamtkosten über die gesamte Lebensdauer hinaus über den Anschaffungspreis hinaus, die regelmäßige Überprüfung von Verträgen und die Auslagerung der Beschaffung an erfahrene Partner sind alles Möglichkeiten für Unternehmen, diese Kosten unter Kontrolle zu halten. Unternehmen können ihr Endergebnis sichern und unnötige Ausgaben eindämmen, indem sie die Beschaffungskosten mit Techniken wie diesen strategisch verwalten.
Beginnen Sie mit unserem kostenlosen Plan oder schalten Sie Premiumfunktionen mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion frei.
30 Tage Geld-zurück-Garantie!
Deutsch 
English 
日本語 
Français 
Español 
简体中文 
Italiano