Principales estrategias para reducir los costos de adquisiciones

El precio base del producto de una empresa puede aumentar significativamente cuando los costos de adquisición indirectos, como los costos administrativos, generales y de transporte, se suman a los costos directos de compra de proveedores y materiales.

Debe esperar que sus gastos generales aumenten y sus márgenes de ganancia disminuyan como resultado de agregar costos relacionados con las compras y adquisiciones, incluidos los costos de envío, los cargos por transacción y los precios unitarios más altos para compras pequeñas.

El precio del proveedor depende de muchos factores, por lo que nunca se puede garantizar una buena oferta. Aunque puede resultar difícil, es posible controlar las compras utilizando la estrategia y las tácticas adecuadas para negociar precios justos por los artículos y evitar gastos innecesarios.

Este artículo repasa el ciclo P2P, todos sus componentes y cuánto cuestan.

¿Qué son los costos de adquisición?

El método que utiliza una empresa para adquirir los suministros y servicios que necesita para llevar a cabo sus operaciones se conoce como proceso de compra a pago (P2P). Abarca todo el proceso, desde la solicitud de productos o servicios hasta su contabilización.

Los gastos que surgen de este procedimiento de compra se conocen como costos de adquisición. Estos gastos constituyen una medida importante de la salud financiera y los patrones de gasto de una empresa. Las empresas pueden aprender mucho sobre sus operaciones y la eficacia de su estrategia de adquisiciones analizando los costos de adquisición.

Los gastos de adquisición no solo muestran cuánto valen los recursos, sino que también muestran cómo esos recursos afectan el crecimiento y la posición general de la empresa. Las empresas pueden mejorar sus selecciones de compras y estrategias de crecimiento mediante un análisis exhaustivo de los gastos de adquisición.

El proceso P2P dicta cómo una empresa obtiene lo que necesita, y los gastos de adquisiciones muestran qué tan bien están alineadas las operaciones de adquisiciones de la empresa con su estrategia general, cuánto valen y qué tan eficientes son.

¿Algunos ejemplos de costos de adquisición?

Las empresas deben tener en cuenta que pueden existir tarifas adicionales que vayan más allá de los costos básicos que afectan el precio total de compra cuando adquieren bienes o servicios de los proveedores. Puede reducir algunos de estos costos de adquisición si se prepara bien y satisface las necesidades de sus proveedores. Los pedidos personalizados, las revisiones del alcance o los plazos, los reembolsos y otras situaciones pueden generar gastos.

De 341 expertos en adquisiciones y los directores de compras encuestados en 2023, 46% harán del ahorro de costes una máxima prioridad en los próximos años.

Debe tener en cuenta que, a menudo, existen costos adicionales asociados con la adquisición que deben tenerse en cuenta. Estos incluyen tarifas de envío, que se aplican si el valor del pedido no cumple con los mínimos de entrega gratuita, recargos por pedidos urgentes, recargos por embalaje especial, tarifas de procesamiento de pedidos pequeños, penalizaciones por cancelación, tarifas de reposición, tarifas de almacenamiento y penalizaciones por pedidos grandes que se cancelan después de que la producción haya comenzado.

Las empresas pueden mejorar la gestión de los costes de adquisición al adquirir bienes y servicios operativos si conocen los factores que contribuyen a estos diversos cargos adicionales, desarrollan procedimientos simplificados e incluyen planes de contingencia presupuestaria. Para mantener los costes adicionales al mínimo, los compradores deben equilibrar cuidadosamente factores como la personalización, la cantidad de pedidos, la logística de entrega y los flujos de inventario con la urgencia.

A continuación se muestran algunos ejemplos de costos de adquisición:

Ejemplo 1- Gastos adicionales por envío

Se pueden aplicar costos de envío adicionales si el total de su pedido supera el mínimo que exige un proveedor para calificar para el envío gratuito. A modo de ejemplo, el proveedor podría imponer un costo de envío de $10 si el valor mínimo del pedido es de $100, pero usted solo compra $50 en mercadería.

Ejemplo 2: Costos de producción excesivamente apresurados

Es posible que deba pagar costos adicionales por envío urgente si su pedido personalizado requiere una producción más rápida que el cronograma habitual del proveedor. Por ejemplo, si desea que sus muebles se encarguen en dos semanas en lugar de cuatro, el fabricante puede solicitarle un cargo adicional de $200.

Ejemplo 3: Cargos adicionales por embalaje personalizado

Puede aplicarse un recargo por embalaje si necesita un embalaje no estándar, como cajas o palés, en lugar de las cajas de cartón habituales del proveedor. Por ejemplo, se podría aplicar una tarifa por palés de $20 a un pedido de $50.

Ejemplo 4- Costos mínimos de compra

Debido a que son menos eficientes a la hora de cumplir con pedidos pequeños, algunos proveedores cobran más por pedidos inferiores a una cantidad específica. Por ejemplo, un distribuidor de alimentos podría cobrar una pequeña tarifa de procesamiento de $5 por pedidos inferiores a $300.

Ejemplo 5- Tarifas por cancelación

Después de que un proveedor haya dedicado tiempo y esfuerzo a un pedido grande o en particular, puede haber un cargo por cancelación según el trabajo realizado. Por ejemplo, cancelar un pedido de 500 unidades que ya están en producción supondría un costo de $150.

Ejemplo 6- El coste de reposición

Puedes ser responsable de pagar tarifas de reposición si devuelves un artículo y el proveedor tiene que esforzarse más para reponerlo. Un ejemplo de tarifa de reposición sería $60 para una devolución de $300, que es 20%.

Ejemplo 7- Costos de almacenamiento

Puede ser responsable de los gastos de almacenamiento mientras los productos se encuentran en el almacén del proveedor si no los recoge en la fecha acordada. Por ejemplo, si se conserva un equipo grande más allá de la fecha de recogida programada, se aplicará un cargo de 10 días de $.

Las 5 mejores formas de reducir los gastos de adquisiciones

Método 1: Comience el arte de negociar

Los clientes prefieren no negociar con los proveedores. Sin embargo, si desea ahorrar dinero para su empresa, debe ser sincero y honesto con sus proveedores sobre los precios. Cuando ambas partes pueden llegar a un acuerdo sobre precios razonables, las negociaciones pueden avanzar sin problemas y brindar resultados positivos. Esto aumentará la probabilidad de que su proveedor actual continúe trabajando con usted.

Debe determinar la importancia de un solo proveedor para el ciclo de producción de su producto o servicio. 

¿Podrías conseguir un artículo o sustancia en particular de otro proveedor si lo necesitaras? Parafraseando, debes tener mucho cuidado al negociar con el proveedor si es tu única opción válida. 

Es posible que dependan de su negocio para obtener la mayor parte de sus ingresos, por lo que no debe suponer que los necesita más de lo que ellos lo necesitan a usted. Encontrar un punto medio sería beneficioso para ambas partes en esa situación. Ponga en orden sus cifras antes de empezar a hablar con el proveedor averiguando cuánto suelen costar sus materiales en promedio.

Método 2: Asegúrate de comprar solo lo que necesitas

Realizar compras inteligentes en lugar de comprar los artículos más caros. El marketing suele recomendar a la gente que compre al por mayor para ahorrar dinero, pero es importante pensar en el riesgo. El éxito depende de lo bien que se vendan los productos, y no siempre es fácil saber qué se venderá.

Para establecer objetivos de inversión razonables, es necesario elegir una cantidad razonable de artículos en lugar de una cantidad excesivamente grande. Es mejor tener una cantidad razonable de cosas que se puedan manejar bien. Tiene sentido pedir artículos adicionales en caso de que la demanda aumente, pero se debe tener cuidado para evitar perder dinero en pérdidas innecesarias.

Digamos que quieres empezar un pequeño negocio vendiendo artículos que hayas fabricado tú mismo. Puede que sea más inteligente empezar con una cantidad moderada de materiales en lugar de conseguir muchos de ellos a la vez. 

De esta manera, puedes probar el mercado y ver cuántas personas quieren tus artículos. Si las cosas funcionan bien con los clientes, es posible que quieras fabricar más y comprar más materiales. Este método reduce la posibilidad de perder dinero que conlleva tener demasiado inventario desde el principio.

Método 3: Comparar valor y marcas

Como cliente, es fácil dejarse engañar por una marca. Es posible que los artículos que compras de una empresa conocida no sean tan buenos como las opciones más baratas, pero te sientes más seguro y con más estilo cuando lo haces. 

Lo mismo ocurre con las empresas que compran a los vendedores más conocidos. Es posible que hayan estado en el negocio durante décadas y hayan obtenido decenas de millones de dólares en ventas. Debería preguntarse si sus productos valen los precios más altos. La mejor manera de comprar algo es comparar todas sus opciones en función de varios factores, siendo el precio y la calidad los más importantes. 

Por ejemplo, un ingeniero de su empresa podría pedir “motores de la marca X” porque ese producto contiene una buena marca, sin ser específico sobre la potencia, los estándares de emisiones, el tamaño, etc. Si bien es conveniente, este hábito puede limitar accidentalmente las opciones a soluciones que no son tan buenas o tan rentables para su empresa. 

Evalúa el mercado antes de confiar en una empresa específica porque tal vez otros vendedores podrían ofrecer los mismos productos o mejores a precios más bajos.

Una visión más amplia puede ayudarle a encontrar opciones que tengan beneficios mayores que los costos de cambiar. Solo asegúrese de que cualquier cambio importante de proveedores esté respaldado por un estudio completo de costo-beneficio de toda la cadena de suministro.

Lo importante es tomar decisiones basadas en el valor total a lo largo de todo el ciclo de vida, no solo en el precio de la compra inicial o la inercia de la empresa. Esta práctica garantiza que la empresa obtenga los mejores resultados.

Método 4: Deshazte de las comparaciones de precios

La elección de un servicio en función del precio es, sin duda, la máxima prioridad. No obstante, existen consideraciones complementarias que, en última instancia, pueden tener un efecto al menos tan importante como el coste final del bien o servicio adquirido.

Por ejemplo, un producto que es ligeramente más costoso que el de un competidor puede ser la mejor opción debido al excelente servicio al cliente del proveedor, la facilidad para realizar pedidos, la calidad del producto, el empaquetado y las entregas rápidas. En los casos en que cada uno de estos factores es de primera calidad, los ahorros que se logran justifican con creces la inversión inicial en el producto o servicio.

Método 5: Evaluar los acuerdos actuales

A medida que avanza el proceso de producción y se realizan nuevas adquisiciones, algunos de los contratos de compra a largo plazo se vuelven casi automáticos, sin que nadie les preste atención, ya que al principio se consideraban suficientemente satisfactorios. Por otro lado, esos contratos pueden no ser tan beneficiosos con el tiempo, por lo que es importante revisarlos con frecuencia.

Ocasionalmente, puede surgir un proveedor competidor, que podría influir en el proceso de selección de proveedores con costos drásticamente reducidos u otras razones convincentes. Por otro lado, su proveedor a largo plazo no puede cambiar el precio debido a tendencias globales específicas, lo que podría obligarlo a renegociar su contrato.

Puede que valga la pena evaluar la validez de los contratos de larga data de su empresa. Es posible que el mercado haya cambiado debido a los cambios en el clima económico si ha estado colaborando con los mismos proveedores durante un período prolongado. Ver esto puede hacer que busque otros vendedores con mejores ofertas. Puede revisar a sus proveedores actuales y discutir una posible renovación del contrato con estas nuevas propuestas.

Método 6: Invertir en la subcontratación de adquisiciones

Una forma eficaz de mantener bajo control los costos de adquisición es subcontratar las tareas relacionadas. Trabajar con un socio de subcontratación de adquisiciones experimentado le brinda la tranquilidad de que todos los métodos anteriores se aplicarán en su nombre.

Por ejemplo, un socio de externalización de adquisiciones inteligente utilizaría datos y tecnología para controlar las adquisiciones indirectas, abordar los precios y los contratos de manera lógica y asegurarse de que usted nunca tenga que preocuparse por el fraude en las adquisiciones. Esta es solo una pequeña muestra de las opciones.

Si comparamos los beneficios de una mayor eficiencia y ahorro de costes en todo el proceso de compras con el precio de contratar servicios de externalización de compras, los primeros resultan más atractivos debido a su alto nivel de especialización y atención personalizada. Los efectos positivos en los resultados finales se aprecian de inmediato.

Las instrucciones de los gerentes deben seguirse. Preguntarse si las personas adecuadas están haciendo los pedidos es una tarea que vale la pena, sin importar lo difícil que pueda ser la pregunta. No se arrepentirá de haberse tomado el tiempo de evaluar esto si no quiere perder dinero en errores que pueden perjudicar su negocio en el futuro.

En resumen

En resumen, los costos administrativos, los gastos generales, los costos de envío y los precios más altos para pedidos pequeños son ejemplos de costos de adquisición indirectos que pueden socavar la rentabilidad de una empresa al aumentar los costos básicos de los productos.

Negociaciones justas con los proveedores, pedir solo lo que se necesita, comparar el valor más allá de las marcas, evaluar el costo total de vida útil más allá del precio inicial, revisar los contratos regularmente y subcontratar las compras a socios experimentados son todas formas en que las empresas pueden mantener estos costos bajo control. Las organizaciones pueden proteger sus resultados y controlar los gastos innecesarios mediante la gestión estratégica de los costos de compras con técnicas como estas.