Les meilleures stratégies pour réduire les coûts d’approvisionnement

Le prix de base du produit d’une entreprise peut augmenter considérablement lorsque les frais d’approvisionnement indirects tels que les frais administratifs, les frais généraux et le transport s’ajoutent aux coûts directs d’achat des fournisseurs et des matériaux.

Vous devez vous attendre à ce que vos dépenses globales augmentent et que vos marges bénéficiaires diminuent en raison de l’ajout de coûts liés à l’approvisionnement et aux achats, notamment les frais d’expédition, les frais de transaction et les prix unitaires plus élevés pour les petits achats.

Le prix du fournisseur dépend de nombreux facteurs, vous ne pouvez donc jamais être assuré de faire une bonne affaire. Même si cela peut être difficile, il est possible de maîtriser l'approvisionnement en utilisant la bonne stratégie et les bonnes tactiques pour négocier des prix équitables pour les articles et éviter les dépenses inutiles.

Cet article passe en revue le cycle P2P, tous ses composants et leur coût.

Qu’est-ce que les coûts d’approvisionnement ?

La méthode utilisée par une entreprise pour acquérir les fournitures et les services dont elle a besoin pour mener à bien ses opérations est connue sous le nom de processus procure-to-pay (P2P). Il couvre l'ensemble du processus, de la demande de produits ou de services à leur comptabilisation.

Les dépenses qui découlent de cette procédure d'achat sont appelées coûts d'approvisionnement. Ces dépenses constituent une mesure importante de la santé financière et des habitudes de dépenses d'une entreprise. Les entreprises peuvent en apprendre beaucoup sur leurs opérations et l'efficacité de leur stratégie d'approvisionnement en analysant les coûts d'approvisionnement.

Les dépenses d'approvisionnement ne montrent pas seulement la valeur des ressources, mais aussi l'impact de ces ressources sur la croissance et la position globale de l'entreprise. Les entreprises peuvent améliorer leurs choix d'achat et leurs stratégies de croissance en analysant minutieusement les dépenses d'approvisionnement.

Le processus P2P dicte la manière dont une entreprise obtient ce dont elle a besoin, et les dépenses d'approvisionnement montrent dans quelle mesure les opérations d'approvisionnement de l'entreprise sont alignées sur sa stratégie globale, leur valeur et leur efficacité.

Quelques exemples de coûts d’approvisionnement ?

Les entreprises doivent garder à l'esprit que les frais supplémentaires peuvent dépasser les coûts de base qui affectent le prix d'achat global lorsqu'elles acquièrent des biens ou des services auprès de fournisseurs. Vous pouvez réduire certains de ces coûts d'approvisionnement en étant bien préparé et en répondant aux besoins de vos fournisseurs. Les commandes personnalisées, les révisions de la portée ou du calendrier, les remboursements et d'autres scénarios peuvent toujours entraîner des dépenses.

Sur 341 experts en approvisionnement et les directeurs des achats interrogés en 2023, 46% feront des économies de coûts une priorité absolue dans les prochaines années.

Vous devez savoir que des coûts supplémentaires sont souvent associés à l'approvisionnement et doivent être pris en compte. Il s'agit notamment des frais d'expédition, qui sont appliqués si la valeur de la commande ne correspond pas aux minimums de livraison gratuite, des frais supplémentaires pour les commandes urgentes, des suppléments pour emballages spéciaux, des frais de traitement des petites commandes, des pénalités d'annulation, des frais de réapprovisionnement, des frais de stockage et des pénalités pour les commandes importantes qui sont annulées après le début de la production.

Les entreprises peuvent améliorer la gestion de leurs coûts d'approvisionnement lors de l'acquisition de biens et services opérationnels en comprenant les facteurs qui contribuent à ces différents frais supplémentaires, en élaborant des procédures simplifiées et en incluant des plans d'urgence budgétaires. Pour réduire les coûts supplémentaires au minimum, les acheteurs doivent soigneusement équilibrer les facteurs tels que la personnalisation, la quantité commandée, la logistique de livraison et les flux de stocks avec l'urgence.

Voici quelques exemples de coûts d’approvisionnement :

Exemple 1 – Dépenses supplémentaires pour l’expédition

Des frais de livraison supplémentaires peuvent s'appliquer si le total de votre commande dépasse le minimum requis par un fournisseur pour bénéficier de la livraison gratuite. À titre d'exemple, le fournisseur peut imposer des frais de livraison de $10 si la valeur minimale de la commande est de $100, mais que vous n'achetez que des marchandises d'une valeur de $50.

Exemple 2 – Coûts de production trop élevés

Vous pouvez être tenu de payer des frais supplémentaires si votre commande personnalisée nécessite une production accélérée par rapport au calendrier habituel du fournisseur. Par exemple, si vous souhaitez que vos meubles soient commandés en deux semaines au lieu de quatre, le fabricant peut vous demander $200 de plus.

Exemple 3 – Frais supplémentaires pour l’emballage personnalisé

Des frais d'emballage peuvent s'appliquer si vous avez besoin d'un emballage non standard, comme des caisses ou des palettes, plutôt que des cartons habituels du fournisseur. Par exemple, des frais de palette de $20 peuvent être appliqués à une commande de $50.

Exemple 4 – Coûts d’achat minimes

Certains fournisseurs facturent davantage pour les commandes inférieures à une certaine quantité, car ils sont moins efficaces pour traiter les petites commandes. Pour les commandes inférieures à $300, un distributeur de produits alimentaires, par exemple, peut ajouter des frais de traitement mineurs de $5.

Exemple 5 – Frais d’annulation

Après qu'un fournisseur a consacré du temps et des efforts à une commande particulière ou importante, il peut être amené à payer des frais d'annulation en fonction du travail effectué. L'annulation d'une commande de 500 unités déjà en production entraînerait par exemple un coût de $150.

Exemple 6 – Le coût du réapprovisionnement

Vous pouvez être tenu de payer des frais de réapprovisionnement si vous renvoyez un article et que le fournisseur doit faire plus d'efforts pour le réapprovisionner. Par exemple, les frais de réapprovisionnement seraient de $60 pour un retour de $300, soit 20%.

Exemple 7 – Coûts de stockage

Vous pouvez être tenu responsable des frais de stockage pendant que les marchandises sont conservées dans l'entrepôt du fournisseur si vous ne les récupérez pas à la date convenue. Par exemple, un gros équipement conservé au-delà de la date de retrait prévue entraînera des frais de 10 jours $.

Les 5 meilleures façons de réduire les dépenses d’approvisionnement

Méthode 1 – Initiez-vous à l’art de la négociation

Les clients préfèrent ne pas négocier avec leurs fournisseurs. Cependant, si vous souhaitez faire des économies pour votre entreprise, vous devez être franc et honnête avec vos fournisseurs au sujet des prix. Lorsque les deux parties parviennent à s'entendre sur des prix raisonnables, les négociations peuvent se dérouler sans heurts et donner des résultats positifs. Cela augmentera la probabilité que votre fournisseur actuel continue à travailler avec vous.

Vous devez déterminer l’importance d’un fournisseur unique pour le cycle de production de votre produit ou service. 

Pourriez-vous mettre la main sur un article ou une substance particulière auprès d'un autre fournisseur si vous en aviez besoin ? En d'autres termes, vous devez faire preuve d'une extrême prudence lorsque vous négociez avec le fournisseur s'il s'agit de votre seule option valable. 

Ils peuvent dépendre de votre entreprise pour la majeure partie de leurs revenus, vous ne devez donc pas supposer que vous avez plus besoin d'eux qu'eux de vous. Trouver un juste milieu serait bénéfique pour les deux parties dans cette situation. Mettez de l'ordre dans vos chiffres avant même de commencer à parler au fournisseur en vous renseignant sur le coût moyen de ses matériaux.

Méthode 2 – Assurez-vous d’acheter uniquement ce dont vous avez besoin

Faites des achats intelligents au lieu d'acheter les articles les plus chers. Le marketing recommande souvent aux gens d'acheter en gros pour économiser de l'argent, mais il est important de penser au risque. Le succès dépend de la façon dont les articles se vendent, et il n'est pas toujours facile de savoir ce qui se vendra.

Pour fixer des objectifs d'investissement raisonnables, vous devez choisir un nombre raisonnable d'articles plutôt qu'un nombre excessivement élevé. Il est préférable d'avoir un nombre raisonnable d'articles que vous pouvez gérer correctement. Il est judicieux de commander des articles supplémentaires au cas où la demande augmenterait, mais il faut veiller à ne pas perdre d'argent en cas de pertes inutiles.

Supposons que vous souhaitiez créer une petite entreprise de vente d'articles que vous avez fabriqués vous-même. Il serait peut-être plus judicieux de commencer avec une quantité modérée de matériaux plutôt que d'en acheter beaucoup en même temps. 

Vous pouvez tester le marché et voir à quel point les gens veulent vos articles de cette façon. Si les clients se portent bien, vous voudrez peut-être en fabriquer davantage et acheter plus de matériaux. Cette méthode réduit le risque de perdre de l'argent en ayant un stock trop important dès le départ.

Méthode 3 – Comparer la valeur et les noms de marque

En tant que client, il est facile de se laisser tromper par une marque. Les articles que vous achetez auprès d'une entreprise connue ne sont peut-être pas aussi bons que ceux moins chers, mais vous vous sentez plus en sécurité et plus élégant lorsque vous le faites. 

Il en va de même pour les entreprises qui achètent auprès des vendeurs les plus connus. Ils sont peut-être en activité depuis des décennies et ont réalisé des ventes de plusieurs dizaines de millions de dollars. Vous devriez vous demander si leurs produits valent les prix plus élevés. La meilleure façon d'acheter quelque chose est de comparer tous vos choix en fonction de plusieurs facteurs, le prix et la qualité étant les plus importants. 

Par exemple, un ingénieur de votre entreprise pourrait demander des « moteurs de marque X » parce que ce produit contient un bon nom de marque, sans être précis sur la puissance, les normes d'émissions, la taille, etc. Même si c'est pratique, cette habitude peut accidentellement restreindre les choix à des solutions qui ne sont pas aussi bonnes ou aussi rentables pour votre entreprise. 

Évaluez le marché avant de faire confiance à une entreprise spécifique, car d’autres vendeurs pourraient peut-être proposer des produits identiques ou de meilleure qualité à des prix inférieurs.

Une vision plus large peut vous aider à trouver des options dont les avantages sont supérieurs aux coûts de changement. Assurez-vous simplement que tout changement important de fournisseur est justifié par une étude coûts-avantages complète de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.

L’important est de faire des choix en fonction de la valeur totale sur l’ensemble du cycle de vie, et non pas uniquement du prix d’achat initial ou de l’inertie de l’entreprise. Cette pratique permet de garantir à l’entreprise les meilleurs résultats.

Méthode 4 – Éliminez les comparaisons de prix

Le choix d'un service en fonction du prix est sans conteste la priorité absolue. Néanmoins, il existe d'autres considérations qui peuvent avoir un impact au moins aussi important que le coût final du bien ou du service acheté.

Par exemple, un produit légèrement plus cher que celui d'un concurrent peut être une meilleure option en raison de l'excellent service client du fournisseur, de la facilité de passation de commande, de la qualité du produit, de l'emballage et des livraisons rapides. Dans les cas où chacun de ces éléments est de premier ordre, les économies réalisées justifient largement l'investissement initial dans le produit ou le service.

Méthode 5 – Évaluer les accords actuels

Au fur et à mesure que le processus de production progresse et que de nouvelles acquisitions sont réalisées, certains contrats d'approvisionnement à long terme deviennent presque automatisés, sans que personne n'y prête attention car ils étaient considérés comme suffisamment satisfaisants au départ. D'un autre côté, ces contrats peuvent ne pas être aussi avantageux au fil du temps, il est donc important de les revoir fréquemment.

Il peut arriver qu'un fournisseur concurrent apparaisse, ce qui pourrait influencer le processus de sélection du fournisseur en réduisant considérablement les coûts ou en invoquant d'autres raisons impérieuses. D'un autre côté, votre fournisseur de longue date ne peut pas changer de prix en raison de tendances mondiales spécifiques, ce qui pourrait vous obliger à renégocier votre contrat.

Il peut être utile d’évaluer la validité des contrats de longue date de votre entreprise. Le marché peut avoir changé en raison de changements dans le climat économique si vous collaborez avec les mêmes fournisseurs depuis une période prolongée. Cela peut vous inciter à rechercher d’autres vendeurs offrant de meilleures offres. Vous pouvez examiner vos fournisseurs actuels et discuter d’un éventuel renouvellement de contrat avec ces nouvelles propositions.

Méthode 6 – Investir dans l’externalisation des achats

Une façon efficace de maîtriser les coûts d'approvisionnement consiste à externaliser les tâches liées à l'approvisionnement. Travailler avec un partenaire expérimenté en matière d'externalisation des achats vous donne la tranquillité d'esprit de savoir que toutes les méthodes ci-dessus seront appliquées en votre nom.

Par exemple, un partenaire d’externalisation des achats avisé utiliserait les données et la technologie pour contrôler les achats indirects, aborder les prix et les contrats de manière logique et s’assurer que vous n’aurez jamais à vous soucier de fraudes en matière d’approvisionnement. Ce n’est là qu’un petit échantillon des options.

Lorsque vous comparez les avantages d'une efficacité accrue et des économies de coûts tout au long du processus d'achat au prix de l'embauche de services d'externalisation des achats, les premiers deviennent plus attractifs en raison de leur haut niveau d'expertise et de leur attention personnalisée. Vous pouvez constater immédiatement les effets positifs sur vos résultats.

Les instructions de la direction doivent être respectées. Se demander si les bonnes personnes commandent vos produits est une démarche utile, même si la question est difficile. Vous ne regretterez pas d'avoir pris le temps d'évaluer cela si vous ne voulez pas gaspiller de l'argent sur des erreurs qui peuvent nuire à votre entreprise par la suite.

Conclusion

Pour résumer, les frais administratifs, les frais généraux, les frais d’expédition et les prix plus élevés pour les petites commandes sont des exemples de coûts d’approvisionnement indirects qui peuvent réduire la rentabilité d’une entreprise en augmentant les coûts des produits de base.

Des négociations équitables avec les fournisseurs, la commande de la quantité nécessaire, la comparaison de la valeur au-delà des marques, l'évaluation du coût total du cycle de vie au-delà du prix initial, la révision régulière des contrats et l'externalisation des achats auprès de partenaires expérimentés sont autant de moyens pour les entreprises de maîtriser ces coûts. Les organisations peuvent préserver leurs résultats et limiter les dépenses inutiles en gérant stratégiquement les coûts d'approvisionnement à l'aide de techniques comme celles-ci.