Le migliori strategie per ridurre i costi di approvvigionamento

Il prezzo base del prodotto di un'azienda può aumentare in modo significativo se ai costi diretti di acquisto di fornitori e materiali si aggiungono spese di approvvigionamento indirette, come quelle amministrative, generali e di trasporto.

Dovresti aspettarti un aumento delle tue spese complessive e una diminuzione dei tuoi margini di profitto a seguito dell'aggiunta di costi correlati agli acquisti e agli approvvigionamenti, tra cui spese di spedizione, spese di transazione e prezzi unitari più elevati per piccoli acquisti.

Il prezzo del fornitore dipende da molti fattori, quindi non puoi mai avere la garanzia di un buon affare. Sebbene possa essere difficile, è possibile tenere sotto controllo l'approvvigionamento utilizzando la giusta strategia e tattica per negoziare prezzi equi per gli articoli ed evitare spese inutili.

Questo articolo esamina il ciclo P2P, tutti i suoi componenti e quanto costano.

Cosa sono i costi di approvvigionamento?

Il metodo di un'azienda per acquisire le forniture e i servizi di cui ha bisogno per gestire le sue operazioni è noto come processo procure-to-pay (P2P). Copre l'intero processo, a partire dalla richiesta di prodotti o servizi e terminando con la loro contabilità.

Le spese che derivano da questa procedura di acquisto sono note come costi di approvvigionamento. Una misura importante della salute finanziaria e dei modelli di spesa di un'azienda sono queste spese. Le aziende possono imparare molto sulle loro operazioni e sull'efficacia della loro strategia di approvvigionamento analizzando i costi di approvvigionamento.

Le spese di approvvigionamento non solo mostrano quanto valgono le risorse, ma mostrano anche come queste risorse influenzano la crescita e la posizione complessiva dell'azienda. Le aziende possono migliorare le loro selezioni di acquisto e le strategie di crescita analizzando attentamente le spese di approvvigionamento.

Il processo P2P determina il modo in cui un'azienda ottiene ciò di cui ha bisogno e le spese di approvvigionamento mostrano quanto le operazioni di approvvigionamento dell'azienda siano allineate con la sua strategia complessiva, quanto valgono e quanto sono efficienti.

Alcuni esempi di costi di approvvigionamento?

Le aziende devono essere consapevoli che le commissioni aggiuntive potrebbero essere superiori ai costi di base che influenzano il prezzo di acquisto complessivo quando acquistano beni o servizi dai fornitori. È possibile ridurre alcuni di questi costi di approvvigionamento essendo ben preparati e soddisfacendo le esigenze dei fornitori. Ordini personalizzati, revisioni dell'ambito o della tempistica, rimborsi e altri scenari potrebbero comunque comportare delle spese.

Fuori da 341 esperti di approvvigionamento e i responsabili degli acquisti intervistati nel 2023, 46% considererà il risparmio sui costi una priorità assoluta nei prossimi anni.

Dovresti essere consapevole che spesso ci sono costi aggiuntivi associati all'approvvigionamento che dovrebbero essere considerati. Questi includono le spese di spedizione, che vengono applicate se il valore dell'ordine non soddisfa i minimi di consegna gratuita, i sovrapprezzi per ordini urgenti, i supplementi per imballaggi speciali, le spese di elaborazione di piccoli ordini, le penali di cancellazione, le spese di riassortimento, le spese di stoccaggio e le penali per ordini di grandi dimensioni che vengono annullati dopo l'inizio della produzione.

Le aziende possono migliorare la gestione dei costi di approvvigionamento durante l'acquisizione di beni e servizi operativi, acquisendo informazioni sui fattori che contribuiscono a queste varie spese aggiuntive, sviluppando procedure semplificate e includendo piani di emergenza di bilancio. Per mantenere i costi aggiuntivi al minimo, gli acquirenti devono bilanciare attentamente fattori quali personalizzazione, quantità dell'ordine, logistica di consegna e flussi di inventario con urgenza.

Ecco alcuni esempi di costi di approvvigionamento:

Esempio 1 - Spese aggiuntive per la spedizione

Potrebbero essere applicati costi di consegna aggiuntivi se il totale dell'ordine supera il minimo richiesto da un fornitore per qualificarsi per la spedizione gratuita. A titolo esemplificativo, il fornitore potrebbe imporre un costo di consegna di $10 se il valore minimo dell'ordine è di $100, ma si acquistano solo $50 di merce.

Esempio 2: costi di produzione eccessivamente affrettati

Potresti essere tenuto a pagare costi di urgenza aggiuntivi se il tuo ordine personalizzato richiede una produzione accelerata rispetto alla solita tempistica del fornitore. Ad esempio, se desideri che i tuoi mobili vengano ordinati in due settimane anziché in quattro, il produttore potrebbe chiederti un extra di $200.

Esempio 3 - Costi aggiuntivi per imballaggi personalizzati

Potrebbe esserci un sovrapprezzo per l'imballaggio se hai bisogno di imballaggi non standard, come casse o pallet, anziché delle normali scatole di cartone del fornitore. Ad esempio, una tariffa per pallet $20 potrebbe essere applicata a un ordine $50.

Esempio 4- Costi di acquisto minimi

Poiché sono meno efficienti nell'evasione di piccoli ordini, alcuni provider applicano tariffe più elevate per ordini inferiori a una quantità specifica. Per ordini inferiori a $300, un distributore alimentare, ad esempio, potrebbe aggiungere una commissione di elaborazione minore di $5.

Esempio 5- Spese di cancellazione

Dopo che un fornitore ha dedicato tempo e impegno a un ordine particolare o di grandi dimensioni, potrebbe esserci una penale di cancellazione a seconda del lavoro svolto. Ad esempio, annullare un ordine per 500 unità già in produzione comporterebbe un costo di $150.

Esempio 6- Il costo del riassortimento

Potresti essere responsabile del pagamento delle spese di riassortimento se rispedisci un articolo e il fornitore deve impegnarsi di più per rifornirlo. Un esempio di spesa di riassortimento sarebbe $60 per un reso di $300, che è 20%.

Esempio 7- Costi di stoccaggio

Potresti essere responsabile delle spese di stoccaggio mentre la merce è trattenuta nel magazzino del fornitore se non riesci a ritirarla entro la data concordata. Ad esempio, un grosso pezzo di equipaggiamento conservato oltre la data di ritiro programmata comporterà una tariffa di $ di 10 giorni.

I 5 migliori modi per ridurre le spese di approvvigionamento

Metodo 1 – Inizia l’arte della contrattazione

I clienti preferirebbero non avere a che fare con i fornitori in una trattativa. Tuttavia, se vuoi risparmiare denaro per la tua azienda, devi essere diretto e onesto con i tuoi fornitori sui prezzi. Quando entrambe le parti possono concordare su prezzi ragionevoli, le trattative possono procedere senza intoppi e fornire risultati positivi. Ciò aumenterà la probabilità che il tuo attuale fornitore continui a lavorare con te.

Devi determinare l'importanza di un singolo fornitore nel ciclo di produzione del tuo prodotto o servizio. 

Potresti mettere le mani su un articolo o una sostanza particolare da un altro fornitore se ne avessi bisogno? Per parafrasare, dovresti usare estrema cautela quando tratti con il fornitore se è la tua unica opzione valida. 

Potrebbero contare sulla tua attività per la maggior parte del loro reddito, quindi non dovresti dare per scontato di aver bisogno di loro più di quanto loro abbiano bisogno di te. Trovare una via di mezzo sarebbe vantaggioso per entrambe le parti in quella situazione. Metti in ordine i tuoi dati prima ancora di iniziare a parlare con il fornitore, scoprendo quanto costano in media i suoi materiali.

Metodo 2: assicurati di acquistare solo ciò di cui hai bisogno

Fare acquisti intelligenti invece di acquistare le cose più costose. Il marketing spesso dice alle persone di acquistare in grandi quantità per risparmiare denaro, ma è importante pensare al rischio. Il successo dipende da quanto bene si vendono le cose, e non è sempre facile dire cosa si venderà.

Per stabilire obiettivi di investimento ragionevoli, è necessario scegliere un numero ragionevole di articoli rispetto a un numero eccessivamente grande. È meglio avere un numero ragionevole di cose che si possono gestire bene. Ha senso ordinare extra nel caso in cui la domanda aumenti, ma bisogna fare attenzione a non perdere soldi per perdite inutili.

Diciamo che vuoi avviare una piccola attività di vendita di articoli che hai realizzato tu stesso. Potrebbe essere più intelligente iniziare con una quantità moderata di materiali anziché acquistarne molti tutti in una volta. 

In questo modo puoi testare il mercato e vedere quanto le persone vogliono i tuoi articoli. Se le cose vanno bene con i clienti, potresti volerne fare di più e acquistare più materiali. Questo metodo riduce la possibilità di perdere denaro che deriva dall'avere troppo inventario fin dall'inizio.

Metodo 3: confronto tra valore e nomi di marca

Come cliente, è facile farsi ingannare da un marchio. Le cose che compri da un'azienda nota potrebbero non essere buone quanto le scelte più economiche, ma ti senti più sicuro e più alla moda quando lo fai. 

Lo stesso vale per le aziende che acquistano dai venditori più noti. Potrebbero essere in attività da decenni e aver realizzato decine di milioni di dollari di vendite. Dovresti chiederti se i loro beni valgono i prezzi più alti. Il modo migliore per acquistare qualcosa è confrontare tutte le tue scelte in base a diversi fattori, con prezzo e qualità come i più importanti. 

Ad esempio, un ingegnere della tua azienda potrebbe chiedere "motori di marca X" perché quel prodotto contiene un buon nome di marca, senza essere specifico su potenza, standard sulle emissioni, dimensioni, ecc. Anche se è comodo, questa abitudine può accidentalmente restringere le scelte a soluzioni che non sono così buone o convenienti per la tua azienda. 

Prima di affidarti a un'azienda specifica, valuta attentamente il mercato perché altri venditori potrebbero offrire prodotti uguali o migliori a prezzi più bassi.

Una visione più ampia può aiutarti a trovare opzioni che hanno benefici maggiori dei costi del passaggio. Assicurati solo che qualsiasi grande cambiamento nei fornitori sia supportato da uno studio completo costi-benefici dell'intera supply chain.

La cosa importante è fare scelte basate sul valore totale dell'intero ciclo di vita, non solo sul prezzo dell'acquisto iniziale o sull'inerzia dell'azienda. Questa pratica assicura che l'azienda ottenga i risultati migliori.

Metodo 4 – Sbarazzati dei confronti di prezzo

Scegliere un servizio in base al prezzo è, senza dubbio, la priorità principale. Tuttavia, ci sono considerazioni supplementari che possono in ultima analisi avere un effetto che è almeno tanto grande quanto il costo finale del bene o servizio acquistato.

Ad esempio, un prodotto che è marginalmente più costoso di quello di un concorrente potrebbe essere l'opzione migliore a causa dell'eccellente servizio clienti del fornitore, della facilità di emissione dell'ordine, della qualità del prodotto, dell'imballaggio e delle consegne rapide. Nei casi in cui ciascuno di questi è di prima qualità, i risparmi resi possibili giustificano ampiamente l'investimento iniziale nel prodotto o nel servizio.

Metodo 5: valutare gli accordi attuali

Man mano che il processo di produzione avanza e vengono effettuate nuove acquisizioni, alcuni dei contratti di approvvigionamento a lungo termine diventano quasi automatizzati, senza che nessuno vi presti attenzione poiché all'inizio erano considerati abbastanza soddisfacenti. D'altro canto, quei contratti potrebbero non essere così vantaggiosi nel tempo, quindi è importante rivederli frequentemente.

Occasionalmente, potrebbe emergere un fornitore concorrente, potenzialmente influenzando il processo di selezione del fornitore con costi drasticamente ridotti o altre ragioni convincenti. D'altro canto, il tuo fornitore di lunga data non può muoversi sui prezzi a causa di specifiche tendenze globali, il che potrebbe costringerti a rinegoziare il tuo contratto.

Valutare la validità dei contratti di lunga data per la tua attività potrebbe valere la pena. Il mercato potrebbe essere cambiato a causa di cambiamenti nel clima economico se hai collaborato con gli stessi fornitori per un periodo prolungato. Vedere questo potrebbe farti cercare altri venditori con offerte migliori. Puoi rivedere i tuoi fornitori attuali e discutere un possibile rinnovo del contratto con queste nuove proposte.

Metodo 6: investire nell'outsourcing degli acquisti

Un modo efficiente per tenere sotto controllo i costi di approvvigionamento è esternalizzare le attività correlate. Lavorare con un partner esperto in esternalizzazione degli approvvigionamenti ti dà la tranquillità che tutti i metodi di cui sopra saranno applicati per tuo conto.

Ad esempio, un partner esperto in outsourcing degli acquisti utilizzerebbe dati e tecnologia per controllare gli acquisti indiretti, affrontare prezzi e contratti in modo logico e garantire che non dobbiate mai preoccuparvi di frodi negli acquisti. Questo è solo un piccolo campione delle opzioni.

Quando si soppesano i vantaggi di una maggiore efficienza e di risparmi sui costi durante il processo di approvvigionamento rispetto al prezzo dell'assunzione di servizi di outsourcing di approvvigionamento, i primi diventano più attraenti grazie al loro elevato livello di competenza e attenzione personale. È possibile vedere immediatamente gli effetti positivi sui profitti.

Le istruzioni manageriali devono essere seguite. Chiedersi se le persone giuste stanno ordinando la tua roba è un'impresa che vale la pena fare, non importa quanto difficile possa essere la domanda. Non ti pentirai di aver impiegato del tempo per valutare questo aspetto se non vuoi sprecare soldi in errori che possono danneggiare la tua attività in futuro.

Conclusione

Riassumendo, spese amministrative, spese generali, spese di spedizione e prezzi più elevati per piccoli ordini sono esempi di costi di approvvigionamento indiretti che possono incidere negativamente sulla redditività di un'azienda, aumentando i costi di base dei prodotti.

Negoziazioni eque con i fornitori, ordinando solo ciò che serve, confrontando il valore oltre i marchi, valutando il costo totale del ciclo di vita oltre il prezzo iniziale, esaminando regolarmente i contratti e esternalizzando l'approvvigionamento a partner esperti sono tutti modi in cui le aziende possono tenere sotto controllo questi costi. Le organizzazioni possono salvaguardare i propri profitti e frenare le spese inutili gestendo strategicamente i costi di approvvigionamento con tecniche come queste.