降低采购成本的最佳策略

当管理费用、管理费用和运输费用等间接采购费用添加到采购供应商和材料的直接成本中时，公司的基本产品价格可能会大幅上涨。

您应该预料到，由于增加了采购和采购相关成本（包括运费、交易费以及小额采购的单价上涨），您的总体支出将会上升，而利润率将会下降。

供应商价格取决于许多因素，因此您永远无法保证获得优惠。尽管这可能很困难，但通过使用正确的策略和战术来协商公平的商品定价并避免不必要的开支，可以控制采购。

本文介绍了 P2P 周期、其所有组成部分以及它们的成本。

什么是采购成本？

公司获取运营所需物资和服务的方法称为采购到付款 (P2P) 流程。它涵盖整个流程，从产品或服务请求开始，到其会计结束。

采购过程中产生的费用称为采购成本。这些费用是衡量公司财务状况和支出模式的重要指标。通过分析采购成本，企业可以了解很多有关其运营和采购策略有效性的信息。

采购费用不仅表明资源的价值，还表明这些资源如何影响公司的增长和整体地位。企业可以通过彻底分析采购费用来改善其购买选择和增长战略。

P2P流程决定了公司如何获取其所需的资源，而采购费用则表明公司的采购业务与整体战略的配合程度、价值和效率。

采购成本的一些实例？

企业应注意，从供应商处采购商品或服务时，额外费用可能会超出影响整体采购价格的基本成本。您可以通过做好充分准备并满足供应商的需求来减少部分采购成本。定制订单、范围或时间修改、退款和其他情况仍可能产生费用。

共 341 人 采购专家 和2023年接受调查的首席采购官显示，46%将把节约成本作为未来几年的首要任务。

您应该知道，采购过程中经常会产生一些额外费用需要考虑。这些费用包括运费（如果订单价值未达到免费送货最低限额则收取）、加急订单附加费、特殊包装附加费、小额订单处理费、取消罚款、补货费、仓储费以及在生产开始后取消大额订单的罚款。

通过深入了解导致这些额外费用的因素、制定精简的程序以及制定预算应急计划，公司可以在采购运营商品和服务时改善采购成本管理。为了将额外成本降至最低，买家必须仔细平衡个性化、订单数量、交付物流和库存流动等因素与紧迫性。

以下是一些采购成本的示例：

示例 1- 运输额外费用

如果您的订单总额超过供应商要求的免费送货最低金额，则可能会收取额外的送货费用。例如，如果最低订单价值为 $100，但您只购买了价值 $50 的商品，供应商可能会收取 $10 的送货费用。

示例 2- 过于仓促的生产成本

如果您的定制订单需要比供应商通常的时间表更快的生产，您可能需要支付额外的加急费用。例如，如果您希望在两周而不是四周内订购家具，制造商可能会要求您额外支付 $200。

示例 3-定制包装的额外费用

如果您需要非标准包装（例如板条箱或托盘），而不是供应商的普通纸板箱，则可能会收取包装附加费。例如，$50 订单可能收取 $20 托盘费。

示例 4-最低采购成本

由于处理小额订单的效率较低，一些供应商对低于特定数量的订单收取更高的费用。例如，对于低于 $300 的订单，食品分销商可能会收取 $5 的小额处理费。

示例 5-取消费用

供应商在完成特定或大订单后投入时间和精力，可能会根据工作量收取取消费用。例如，取消已在生产的 500 件产品的订单将产生 $150 的成本。

示例 6- 补货成本

如果您退回商品，而供应商必须付出更多努力来补货，您可能需要支付补货费。例如，退货 $300 的补货费为 $60，即 20%。

示例 7-存储成本

如果您未能在约定日期之前提货，则您可能需要承担货物在供应商仓库存放期间的仓储费。例如，如果一件大型设备在预定的提货日期之后存放，则需要支付 $ 10 天的费用。

削减采购费用的五大方法

方法 1 – 开始学习讨价还价的艺术

客户不愿意与供应商进行谈判。但是，如果您想为公司省钱，您需要坦率诚实地向供应商说明价格。当双方能够就合理的价格达成一致时，谈判就可以顺利进行并取得积极成果。这将增加您现有供应商继续与您合作的可能性。

您必须确定单个供应商对您的产品或服务生产周期的重要性。 

如果您需要某件物品或物质，您能从其他供应商那里得到吗？换句话说，如果供应商是您唯一的选择，那么在与供应商讨价还价时，您应该格外小心。 

他们的大部分收入可能都依赖于你的业务，所以你不应该认为你需要他们多于他们需要你。在这种情况下，找到一个折衷方案对双方都有利。在开始与供应商交谈之前，先弄清楚他们的材料通常平均成本是多少，这样才能理清数据。

方法 2 – 确保只购买所需物品

明智购物，而不是购买最昂贵的商品。营销人员经常告诉人们批量购买可以省钱，但考虑风险很重要。成功取决于商品的销售情况，而判断什么商品会畅销并不总是那么容易。

要设定合理的投资目标，您需要选择合理数量的物品，而不是过多的物品。最好拥有合理数量的物品，以便您能够妥善处理。如果需求增加，订购额外物品是有意义的，但应小心避免因不必要的损失而损失金钱。

假设你想开一家小公司，销售自己制作的物品。从适量的材料开始可能比一次性获得大量材料更明智。 

你可以通过这种方式测试市场，看看人们对你的产品的需求有多大。如果产品很受客户欢迎，你可能想生产更多产品并购买更多材料。这种方法可以降低因库存过多而从一开始就亏损的可能性。

方法 3-比较价值和品牌名称

作为消费者，很容易被品牌欺骗。从知名公司购买的产品可能不如便宜的产品好，但这样做会让你感觉更安全、更时尚。 

对于那些从最知名卖家那里购买商品的企业来说，情况也是如此。他们可能已经经营了几十年，销售额达数千万美元。你应该问问自己，他们的商品是否值得更高的价格。购买商品的最佳方式是根据几个因素比较你的所有选择，其中价格和质量是最重要的。 

例如，您公司的工程师可能会要求使用“X 品牌发动机”，因为该产品具有很好的品牌名称，而不会具体说明马力、排放标准、尺寸等。虽然很方便，但这种习惯可能会意外地将选择范围缩小到对您的公司来说不那么好或不那么划算的解决方案。 

在依赖特定公司之前，请先评估市场，因为其他卖家也许能够以更低的价格提供相同或更好的商品。

更广阔的视野可以帮助你找到收益大于更换成本的选项。只需确保对供应商的任何重大变更都得到整个供应链的全面成本效益研究的支持。

重要的是根据整个生命周期的总价值做出选择，而不仅仅是最初购买的价格或公司的惯性。这种做法确保企业获得最佳结果。

方法 4 – 摆脱价格比较

毫无疑问，根据价格选择服务是首要考虑因素。不过，还有一些补充考虑因素最终可能会产生至少与所购买商品或服务的最终成本一样大的影响。

例如，如果某款产品的价格比竞争对手略高，那么由于供应商的客户服务、下单的便捷性、产品质量、包装和交货及时，该产品可能是更好的选择。如果上述每一项都是一流的，那么节省的成本足以抵消对产品或服务的初始投资。

方法 5-评估现有协议

随着生产流程的进步和新采购的进行，一些长期采购合同几乎自动化，没有人关注它们，因为它们一开始被认为足够令人满意。另一方面，这些合同可能随着时间的推移不再那么有益，因此经常审查它们很重要。

有时，可能会出现竞争供应商，以大幅降低成本或其他令人信服的理由影响供应商选择过程。另一方面，由于特定的全球趋势，您的长期供应商无法在价格上让步，这可能会迫使您重新谈判合同。

评估您企业的长期合同的有效性可能是值得的。如果您长期与同一家供应商合作，市场可能会因经济环境的变化而发生变化。看到这一点可能会让您寻找其他提供更好交易的卖家。您可以审查您目前的供应商，并根据这些新提案讨论可能的合同续签。

方式6-投资采购外包

控制采购成本的有效方法之一是外包相关任务。与经验丰富的采购外包合作伙伴合作，可以让您高枕无忧，上述所有方法都将为您应用。

例如，精明的采购外包合作伙伴会使用数据和技术来控制间接采购，合理地处理价格和合同，并确保您永远不必担心采购欺诈。这只是众多选择中的一小部分。

当您将整个采购流程中效率的提高和成本的节约与聘请采购外包服务的价格进行权衡时，前者会因其高水平的专业知识和个性化关注而更具吸引力。您可以立即看到对您的底线的积极影响。

必须遵守管理指示。无论这个问题有多难回答，问问自己是否有合适的人订购你的产品都是值得的。如果你不想因为可能损害你业务的错误而浪费金钱，你不会后悔花时间评估这一点。

结论

总而言之，管理费、间接费用、运费以及小订单的更高定价都是间接采购成本的例子，这些成本会增加基本产品成本，从而侵蚀公司的盈利能力。

公平的供应商谈判、只订购所需产品、不考虑品牌价值、评估初始价格以外的总生命周期成本、定期审查合同以及将采购外包给经验丰富的合作伙伴，这些都是企业控制这些成本的方法。组织可以通过使用这些技术战略性地管理采购成本来保护其底线并控制浪费性支出。